Répandue dans les grands groupes et au sein de leurs filiales, la consolidation des comptes reste un enjeu clé pour les entreprises de taille intermédiaire et pour les PME qui, par acquisitions successives, ont formé progressivement des groupes. Mais très rapidement ces dernières rencontrent un obstacle de taille : la multiplication des fichiers Excel échangés et rediffusés par email sans véritable sécurité complexifie inévitablement la consolidation des comptes.
Avec Excel, le reporting des données consolidées contient forcément des erreurs de formules de calcul, et c’est là que les problèmes commencent !
Mais qu’est-ce au juste que la consolidation des données ? Pourquoi s’équiper d’outils fiables devient indispensable ? Quels outils sont à disposition des entreprises qui souhaitent consolider leurs données afin d’avoir une visibilité financière globale ?
Consolidation des données : kézako ?
La consolidation des données consiste à croiser les sources pour chaque donnée afin d’en vérifier la pertinence. Les données sont ensuite nettoyées et vérifiées et les erreurs sont supprimées. Une fois ce nettoyage effectué, la consolidation des données s’achève par le stockage de ces dernières dans un emplacement unique, qui peut aussi bien être une base de données qu’un entrepôt dédié au stockage.
L’objectif de la consolidation des données est avant tout de faciliter leur unification. Comme elles proviennent de sources différentes, les données se présentent sous différentes formes et différents formats. Leur unification permet ainsi aux données de pouvoir être consultées, modifiées et partagées par l’ensemble des équipes d’une entreprise. Résultat ? Les processus métiers sont plus facilement exécutés et l’accès aux informations est largement simplifié.
Les données consolidées au service de la visibilité financière
La visibilité financière joue un rôle fondamental dans la réussite future de l’entreprise et sa propension à rester rentable. Et pour disposer d’une visibilité financière stable, mieux vaut s’attarder sur la consolidation des données financières en amont ! En effet, des données économiques complètes et fiables permettent au service financier d’être data-driven et de mieux évaluer, contrôler, prévoir mais aussi décider. Ainsi, la consolidation des données financières contribuera largement à l’efficacité et à la proactivité des responsables de la fonction comptable et financière d’une entreprise.
Mais pour que la visibilité financière soit assurée grâce aux données consolidées, encore faut-il que les entreprises s’équipent correctement.
Quand Excel ne suffit plus…
Beaucoup d’entreprises ont encore et toujours recours au logiciel Excel pour le traitement de leurs données. Pourtant, ce « bricolage » nuit gravement à leur intégrité et, surtout, à leur capacité à pouvoir être utilisées.
Le service financier fait partie des services les plus complexes de l’entreprise, non seulement parce qu’il est soumis à une régulation stricte, mais aussi parce qu’il nécessite l’utilisation d’outils spécialement conçus pour la comptabilité et les finances. Dans de nombreuses entreprises, le regroupement des résultats pour effectuer les rapports représente une tâche particulièrement complexe et chronophage, tout cela pour un résultat souvent approximatif. Les feuilles de calcul, souvent créées avec un tableur, sont complexes à traiter et difficiles à convertir en un fichier unique.
Et malgré son apparente simplicité, Excel ne répond aujourd’hui plus aux besoins des groupes souhaitant utiliser des données consolidées pour travailler à leur consolidation financière. C’est donc très important de s’équiper d’une solution adaptée, réunissant à la fois reporting et consolidation pour mener un projet de reporting groupe consolidé réussi.
Les outils logiciels au service des groupes
Face à la complexification des données et à la multiplicité de leurs sources, Excel ne suffit pas. C’est la raison pour laquelle de nombreux DAF (Directeurs Administratifs et Financiers) décident d’investir dans des solutions logicielles plus adaptées. Un logiciel de reporting et de consolidation des données permettra de générer des informations financières à la fois fiables et pertinentes, traduisant le plus fidèlement possible la réalité économique d’une entreprise. Ces logiciels destinés à créer des rapports en interne et en externe permettent d’unifier les transactions et les analyses et d’ainsi favoriser le traitement des données en temps réel. Des solutions comme Oracle HFM, Oracle FCCS ou encore SmartCloud permettront de produire des rapports quotidiens, hebdomadaires ou encore mensuels parfaitement consolidés, et d’ainsi respecter plus facilement les délais de clôture des comptes.
