Parmi les nombreux enjeux associés à la transformation digitale des entreprises, le terme « Data Driven » revient fréquemment. Il est évident que la digitalisation des processus et la dématérialisation des documents d’une entreprise entraînent de plus en plus de données à gérer et à manipuler, aussi bien pour les métiers que pour la DSI. Mais que veut exactement dire « Data Driven » ? Et quels sont les logiciels permettant de maîtriser ces données ?
Data driven : le pilotage par la donnée
Le terme « data driven » désigne une approche visant à se baser sur l’analyse et l’interprétation des données pour prendre des décisions stratégiques. L’analyse et l’organisation des données a pour objectif de mieux cerner les consommateurs afin de toujours mieux répondre à leurs attentes.
Aussi appelé « pilotage par la donnée », le « data driven » utilise en permanence les technologies analytiques pour analyser les données et prendre les décisions.
De plus en plus d’entreprises en pleine transformation numérique deviennent data driven en exploitant leurs données de manière naturelle.
Le data driven présente de nombreux avantages : des décisions plus judicieuses et pertinentes, une meilleure satisfaction client, le suivi des tendances du marché, etc.
Réussir sa transformation en devenant une entreprise data driven
Face à la transformation numérique, de plus en plus d’entreprises souhaitent désormais baser leurs décisions non plus sur leur ressenti mais sur des informations tangibles. Ces entreprises pilotées par les données, ou data driven, ont ainsi la capacité de visualiser plus ou moins précisément l’avenir.
Mais devenir une entreprise data driven ne s’improvise pas. Il faut en effet maîtriser et valoriser toutes les données gérées par les processus de travail dématérialisés, et notamment les processus documentaires, ceux qui permettent d’échanger des informations avec ses clients, ses partenaires, ses collaborateurs, etc.
Le processus pour devenir data driven est souvent long et compliqué et nécessite de conjuguer un certain nombre d’éléments :
- Il convient non seulement de collecter des données, mais aussi de les traiter et de les organiser afin qu’elles deviennent exploitables.
- Il est nécessaire de savoir tirer profit des données et des les utiliser à bon escient, d’où la nécessité de se faire accompagner.
- Il faut également que l’entreprise dispose de décisionnaires éclairés, qui sauront exactement quoi faire des données à leur disposition.
Pour simplifier la vie des entreprises souhaitant devenir data driven, plusieurs éditeurs de logiciels ont mis en place des solutions d’analyse et de maîtrise de données.
Les outils indispensables au data driven
Le data management permet aux entreprise d’exploiter toute la valeur des données qu’elles ont à leur disposition. Ces logiciels permettent notamment de gagner en productivité, de faire des économies, d’avoir une meilleure capacité d’adaptation aux attentes du marché et de mieux gérer les risques, en limitant les pertes de données. Parmi ces solutions, les logiciels de GED et d’ECM rencontrent un succès grandissant auprès des entreprises data driven.
GED : Gestion Electronique des Documents
La GED, ou Gestion Electronique des Documents, désigne la gestion informatique permettant d’organiser et de gérer numériquement tous les documents d’une entreprise. Les logiciels de GED permettent de faciliter la numérisation du flux de documents et de faciliter le processus documentaire grâce à différentes fonctionnalités :
- La numérisation de masse des factures papier ou des bons de commande des matériaux ;
- L’indexation des documents automatique en les associant à un chantier, un montant ou un salarié en charge de la tâche ;
- La classification des documents avec un tri automatique des informations par famille de documents ;
- Le stockage des documents soit dans une salle blanche sécurisée, soit directement sur le serveur de l’entreprise ;
- L’accès aux documents de manière organisée, avec par exemple la mise en place d’un système de recherche par mots-clés, exactement comme avec un moteur de recherches ;
- La diffusion des documents avec la possibilité d’envoyer et / ou d’annoter des documents tels que des bons de commande, des devis ou des factures ;
- Etc.
ECM : gestion du contenu de l’entreprise
L’ECM, ou Entreprise Content Management, fonctionne en complémentarité avec la GED. Il vise à gérer numériquement tous les documents d’une organisation mais possède un sens plus large, puisqu’il désigne l’ensemble des documents présents à la fois dans la GED, mais aussi dans les contenus multimédia et dans les contenus web.
La différence majeure entre ces deux notions réside dans le fait que la GED s’intéresse aux documents de l’entreprise alors que l’ECM s’intéresse avant tout à son contenu, ce qui inclut non seulement la GED, mais aussi le Digital Asset Management, le Workflow et les outils de CMS. L’éditeur de logiciels Anakeen a d’ailleurs bien expliqué sur son site les différences entre ECM et GED.
L’ECM a donc un impact plus global sur l’organisation de l’entreprise. La mise en place d’un ECM au sein d’une entreprise offre de nombreux avantages :
- Optimisation des coûts
- Personnel plus efficace
- Gestion de la relation client optimisée
- Moins de problèmes techniques métiers
- Favorisation de la collaboration
